Mettre en service et piloter CleanPlus
Guide de l'administrateur
De la création du compte à la première facture : tout ce qu'il faut pour être opérationnel en moins d'une semaine, puis piloter votre activité au quotidien.
Étape par étape
Démarrer en 7 étapes
La page « Mise en service » vous guide et coche chaque étape automatiquement dès qu'elle est faite.
- 1
Votre entreprise
Paramètres › Profil entreprise : recherche SIRENE, logo, adresse, TVA, IBAN et mentions de facturation.
- 2
Vos activités
Choisissez vos missions dans le catalogue prêt à l'emploi. Activez les Services à la Personne si besoin.
- 3
Vos clients et sites
Importez-les depuis Excel (Paramètres › Import de données) ou créez-les à la main.
- 4
Vos agents
Importez ou créez vos agents : contrat, heures, taux horaire, compétences.
- 5
Vos récurrences
Sur chaque site, créez les interventions récurrentes : jours, horaires, agents.
- 6
Invitez votre équipe
Agents › Accès & rôles : envoyez l'invitation à l'app. Les agents reçoivent un e-mail.
- 7
Publiez le planning
Vérifiez la semaine puis publiez : les agents la voient sur leur téléphone.
Import sans risque
L'import ne modifie jamais une fiche existante : les doublons sont simplement ignorés. Vous pouvez le relancer autant de fois que nécessaire.
Au quotidien
Planifier et affecter
Vues Agents et Sites
Basculez entre les deux axes et glissez une intervention d'un agent à l'autre.
Volet « À affecter »
Les interventions sans agent s'y regroupent : glissez-les sur un agent disponible.
Conflits détectés
Absences, chevauchements et agents interdits sur un site sont signalés et bloqués.
Affectation automatique (option IA)
Propose la meilleure répartition : favoris, expérience du site, équilibre des heures. Vous validez avant d'appliquer.
Brouillon ou publié
Tant que la semaine n'est pas publiée, vos agents ne la voient pas. Publiez idéalement le jeudi pour la semaine suivante.
Suivi
Suivre le terrain et la qualité
- Pointages en direct, avec alerte si l'agent pointe hors de la zone du site
- Photos, incidents et fins de service signées remontent sur la fiche du site
- Consignes versionnées : vous savez quel agent a lu quelle version
- Contrôles qualité sur grilles pondérées, rapports radar exportables en PDF
Commercial
Devis, factures et marges
- 1
Créez le devis
Sections, missions du catalogue, quantités. La marge s'affiche en direct (visible par vous seul).
- 2
Envoyez-le
Par e-mail avec le PDF joint et un lien de signature en ligne.
- 3
Le client signe
Signature électronique horodatée ; le prospect devient client automatiquement.
- 4
Facturez
Depuis le planning ou en fin de mois : les interventions réalisées deviennent une facture, sans double facturation possible.
Comptabilité
Exportez factures, avoirs et devis (avec PDF) pour votre comptable, ou connectez Pennylane dans Paramètres › Intégrations.
Gagner du temps
Facturation automatique, marges et exports
Factures mensuelles par site
Facturation › Générer : par site ou par client entier, lignes regroupées par prestation, motifs non facturables.
Marges fiables
Coût horaire chargé, coefficient et seuil d'alerte dans Paramètres › Calcul des marges. Jamais visibles par le client.
Catalogue de missions
Modèles standards ou personnalisés ; un changement de prix se répercute sur les sites et devis en brouillon.
Récurrences multi-agents
Toute l'équipe prévue est copiée sur chaque intervention, les absents sont ignorés.
- Exports : factures, avoirs et devis avec PDF (.zip), 13 exports RH et BDESE, archive complète
- Import Excel guidé de clients, sites et agents, validation ligne par ligne
- Prospects : statut prospect et conversion en client en un clic
Domicile
Services à la Personne
- 1
Activez le SAP
Mise en service › Vos activités, ou Paramètres : « Proposez-vous des Services à la Personne ? ».
- 2
Renseignez vos numéros
Déclaration et agrément, activités SAP et identité du déclarant.
- 3
Générez votre déclaration
Bouton « Générer ma déclaration SAP » : dossier NOVA pré-rempli prêt à envoyer.
Intégrations
Connecter vos outils et l'API
- Paramètres › Intégrations : Pennylane en un clic (clients, factures, paiements)
- Bientôt : Qonto, Chorus Pro, URSSAF avance immédiate, Silae, PayFit, Airbnb, Smoobu, Google Agenda… cliquez « Je suis intéressé » pour être prévenu
- Paramètres › Développeurs & API : clés test et production, webhooks signés, journal des appels, documentation
- Zapier, Make et n8n se branchent sur les webhooks sans code
Un logiciel manque ?
« Demander une intégration » envoie directement la demande à l'équipe CleanPlus.
Administration
Équipe, licences et abonnement
- Rôles : Administrateur, Chef d'équipe, Agent, Sous-traitant
- Une licence est consommée seulement quand un agent a accès à l'app ; archiver un agent la libère
- Abonnement : ajoutez un pack d'agents ou un module à tout moment, au prorata
- Espace client : partagez un lien d'accès sécurisé depuis la fiche client
- Développeurs : clés d'API, webhooks et journal dans Paramètres › Développeurs & API
FAQ
Questions fréquentes
Un agent ne voit pas son planning ?
Vérifiez que la semaine est publiée et que l'agent a bien accepté son invitation (Agents › Accès & rôles).
Puis-je modifier une seule intervention d'une récurrence ?
Oui : ouvrez-la et choisissez « Cette intervention uniquement ». La série reste intacte.
Comment corriger une facture envoyée ?
Créez un avoir depuis la facture, puis une nouvelle facture. Les interventions sont libérées automatiquement.
Mes données sont-elles sauvegardées ?
Oui, en continu, sur des serveurs européens. Vous pouvez tout exporter à tout moment.
Une question ? Nous sommes là.
Support humain en français depuis le menu Assistance de l'application. Réponse en moins d'un jour ouvré.
Autres ressources
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